カレンダーに添える送付状の書き方
年末の挨拶用カレンダーは、年末の挨拶まわりの際にお客様に直接手渡ししたいものですが、遠方であったり、テレワークが導入されていたりと、直接の対面が叶わないことも少なくありません。その場合はカレンダーに、相手を気遣った送付状を添えて郵送するとよいでしょう。
カレンダーの送付状として一般的に失礼のない文面をテンプレート形式でご紹介しますので、書き方におけるチェックポイントも含め、送付状を作る際の参考としてください。
カレンダーに添える送付状のテンプレート
カレンダーの添え状の文面を「失礼なく」作成したい方に向けて、要所を押さえた送付状のテンプレートをご紹介します。
カレンダーの送付状に書く基本項目と順番
送付状の基本となるテンプレート文面は、下記の順で記載していくとよいでしょう。
(1)日付
日付を右揃えで記載します。なお、ビジネス文書において「吉日」は一般的には使用しません。送付のタイミングが確定しない場合など特定の日付を入れたくない場合は、「令和◯◯年12月」と留めてもよいでしょう。
(2)宛先
お送り先の企業情報を記載します。特定の担当者へ宛てて送る際は、担当者の所属部署と役職、氏名を併記しましょう。
(3)差出人情報
自社の住所と連絡先も併記します。
(4)表題
カレンダーを送付した旨を伝える表題を付けます。和暦/西暦の表記は、(1)の日付の表記と合わせましょう。
(5)頭語・挨拶文
「拝啓 師走の候」など、頭語と12月の時候を添えた挨拶文を冒頭に記します。12月の時候には「師走」のほか、「寒冷」「初冬」「歳末」なども用いられます。これらの時候には、「～の候」「～のみぎり」「～の折」のいずれかを後ろに添えます。
(6)お送り先の繁栄
「貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。」と、繁栄を喜ぶ言葉を続けます。なお、書面では「御社」ではなく「貴社」を使用します。
(7)御礼
「本年も格別のご愛願を賜り、誠にありがとうございます。」と、お礼の言葉を続けます。
(8)用件
「この度、来年のカレンダーを送付いたしましたので、ご笑納ください。」と、カレンダーを送付した旨を伝えます。会社で制作したオリジナルのカレンダーを送る場合は、「この度、謹製いたしました来年のカレンダーを送付いたしましたので、ご笑納ください。」と付け加えてもよいでしょう。
(9)お願い文
「今後も変わらぬご愛願の程、よろしくお願い申し上げます。」と、慣用表現で締めくくります。
(10)敬具
「拝啓」の頭語では「敬具」がセットとなります。
定型のテンプレートにメッセージを添える
上記の定型テンプレートでも失礼にあたることはありませんが、日ごろの感謝をお伝えできるよう、ひと言メッセージを添えてもよいでしょう。上記テンプレート「9」のお願い文の後ろに記入します。
【メッセージの例】
- なお、弊社におきましては、年内営業は12月○日○時まで、新年は1月○日○時より営業させていただきます
- 貴社のますますの御発展と皆様のご健康を祈念いたしまして、ご挨拶とさせていただきます
- 来年も皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます
また、法人ではなく個人のお客様や、法人の特定の担当者個人に宛てての送付の際は、下記のようなメッセージを添えてもよいでしょう。
- 寒い季節に入りますので、より一層お身体をお大事になさってください
- 今年も大変お世話になり、ありがとうございました。来年もどうぞよろしくお願い致します
カレンダーに添える送付状の文面は、テンプレートに沿って作れば特段難しくはありません。ただ、テンプレートの写しではどうしても無味乾燥なニュアンスになりがちです。ご担当者の方は、送り先の企業や相手への感謝を込めて、テンプレートを押さえつつ、ひと言オリジナルのメッセージを添えてみてください。
